Posten’s digitale kvantesprang!

Nylig ble vi invitert til en spennende samtale med Posten Bring sin mangeårige Konserndirektør Digital Teknologi og Sikkerhet Morten Stødle og CIO i Posten Bring Arne Erik Berntzen. De kunne fortelle at mens vi andre forberedte julehøytiden skrudde de likegodt av den gamle IBM stormaskinen som i 40 år har kjørt Postens kjernesystemer.

Selv om Posten er blant Norges eldste virksomheter har de i lang tid figurert som en av Norges mest innovative virksomheter, og så sent som i 2022 blir de sågar kåret til Norges mest innovative virksomhet av oss i InnoMag. Posten er også selskapet som har vunnet vår årlige  kåring av Norges mest innovative virksomheter flest ganger.

På lik linje med de fleste av Norges største virksomheter har Posten i mange tiår benyttet seg av IBM stormaskiner til å drifte kjernesystemene. I en tid der teknologisk gjeld i form av lite fleksible og tungvinte systemer kan redusere innovasjonskraften er det få som vil hevde at teknologiutviklingen har blitt drevet fram på stormaskinsiden de siste årene. I tillegg har også mange av de med kompetanse på slike systemer pensjonert seg eller gått ut på dato.

I en verden preget av moderne skyløsninger og helt ny teknologi som er både billigere og langt mer egnet er det ikke så rart at Posten tilbake i 2020 initierte et prosjekt som tok sikte på å frikoble seg fra den gamle mastodontløsningen. For å få til dette måtte man få på plass et nytt logistikk- og kundeleveransesystem. Internt i Posten fikk prosjektet navnet Parcel Hub. Ingen liten utfordring for et konsern som har over 12500 medarbeidere og leverer over 100 millioner pakker i året.

Ikke bare har posten levert prosjektet på tid de har sågar levert under budsjett på 170 mnok, og vi nøler ikke med å peke på at dette er både et innovativt og digitalt kvantesprang som Posten her står bak. Som en konsekvens av prosjektet har Posten nå fått en moderne løsning som klarer volumøkningen i årene som kommer på en kosteffektiv måte..

De er så vidt vi vet den første store aktøren som har klart å fristille de gamle systemene på tid og innenfor budsjett. Vi skrev tidligere i vinter om NAV som nylig måtte innrømme at deres prosjekt er forsinket med minst 3 år og de fleste store har så langt ikke turt å gå løs på så store omfattende systemutskiftninger.

Etter 35 år innen norsk IT bransje må vi innrømme at vi var en smule imponert da vi fikk se nærmere på løsningen og Arne Erik Berntzen svarte villig vekk på våre nysgjerrige spørsmål;

Kan du si litt om løsningen slik at våre lesere forstår hvor sentralt dette er for dere i Posten Bring?

-Det er ingen liten løsning vi snakker om, den støtter 30 terminaler og hele 94 sorteringsmaskiner og dekker våre operasjoner både i Norge Sverige og Danmark. Løsningen inkluderer også over 12.000 PDA brukere, da tenker jeg på våre sjåfører og de som jobber på våre terminaler. I tillegg så benyttes løsningen av over 3000 iphone brukere, dette er postbudene som også benytter seg av denne.

Kan du si litt om hvordan dere initierte Parcel Hub prosjektet?

-Ja, før vi valgte å gå for en moderne skyløsning testet vi en prototype på terminalen vår i Fredrikstad. Dette ble gjort i 2020, og vi valgte med vilje en stille søndag i april. Testen avslørte at over 99% av transaksjonene tok mindre tid enn det den eksisterende løsningen leverte. Væpnet med disse oppløftende resultatene innså vi at her kunne vi både sikre oss en langt mer moderne løsning som ville frigjøre betydelige eksisterende vedlikeholdskostnader og samtidig sørge for å gi Posten en mer fremtidsrettet og innovativ løsning. Forslaget ble presentert for styret og godkjent høsten 2020, forklarer Morten oss. Det var han som Konsernssjef Tone Wille utpekte som prosjekteier.

-Prosjektet ble derfor formelt startet opp 1. januar 2021 om vi valgte en smidig løsning med inkrementelle leveranser , totalt var 150 personer fra Posten og TCS (Tata Consulting Services) involvert i prosjektet.

Posten Bring sin erfarne CIO Arne Erik Berntsen fikk rollen som styringsgruppens leder og forsetter ivrig;

-den inkrementelle leveranse metodikken med gradvise omlegginger vi valgte medførte både redusert risiko og gjorde det enklere å få godkjent de enkelte omleggingene underveis. Det sier seg selv at når man går på et prosjekt som har hele 250 grensesnitt implementeringer med over 50 ulike systemer så var dette en viktig suksessfaktor.

Kan dere si litt om effektene så langt?

-Ja, som vi nevnte innledningsvis er gamle stormaskiner dyre i drift og nettopp derfor var det hyggelig for prosjektet å kunne se at driftskostnadene for Parcel Hub prosjektet ble redusert med hele 75% – Minst like viktig for oss er at kostnadsutviklingen med den nye løsningen fremstår tilnærmet upåvirket av volumøkningen og for en virksomhet som opplever så stor vekst i antallet pakkeleveranser er dette i seg selv en viktig konkurransefordel i tiden fremover. Den gamle løsningen innebar store ekstrakostnader for oss hver gang vi nærmet oss peak, forklarer de to oss.

-Det er heller ikke uvesentlig at det nye systemet er mer driftsstabilt og kan skilte med både større skalerbarhet og høyere tilgjengelighet enn de gamle systemene. La meg nevne at på cyber monday 2023 ble det gjennomført mer enn 26 millioner sporingsforespørsler. Posten kjennetegnes jo nettopp av slike peak perioder med høye volum og behov for stabile it systemer. Parcel Hub prosjektet har i sitt første driftsår bidratt til den beste gjennomføringen av peakperioder for oss i Posten Bring i moderne tid.

På vårt spørsmål om hva som har vært de viktigste suksessfaktorene peker de på 3 faktorer;

-Det har uten tvil vært viktig at vi hele tiden har nytt godt av høy grad av tillit og et godt samarbeid med ledelsen og organisasjonen for øvrig der prosjektet har hatt høy prioritet.

-I tillegg har våre samarbeidspartnere levert, og det har vært lite gjennomtrekk og god dialog hele veien. Konkret har vi hatt ukentlige oppfølginger med prosjekteier og både trekket med å ha en ekstern kvalitets sikrer og sørge for at også Microsoft har stilt opp med en teknisk representant gjennom hele løpet har nok vært klokt.

Kort oppsummert fremhever de både en smidig, positiv, tillitsbasert og humørfylt prosjektkultur der deltakerne ble godt kjent og trivdes med hverandre og hvor møtene var både korte, godt forberedte og ikke minst med tydelige resultater.

På vei ut fikk vi også anledning til å titte inn på den imponerende overvåkings løsningen som de har satt opp for å sikre stabil og effektiv drift av løsningen. Her kan Postens vakthavende i sanntid følge med på alle data som mottas og avgis fra de ulike systemene som overvåkes kontinuerlig. Planen er nå utvide løsningen i retning av et kontroll tårn for konsernets produksjon på tvers av både IT og fysisk produksjon.

Ingen tvil om at Posten Bring nok en gang har gått innovasjonsmessig i tet og sørget for å fjerne en betydelig teknologisk gjeld og i stedet endt opp med en arkitektur som gjør det både enklere, billigere og betydelig raskere å innovere på tjenestesiden i årene fremover. Et innovativt kvantesprang som vi mistenker at andre store norske aktører vil valfarte ned til posthuset for å høre mer om når de i tiden fremover må ta sine vurderinger av om de 40- 50 år gamle stormaskinmaskinene skal byttes ut eller om man skal fortsette å puste nytt liv inn i de eldgamle systemene.

Mortens Stødles avsluttende ord ringer fortsatt i ørene da jeg dagen etter mottar en pakke på døren;

Måten denne løsningen er implementert på har gitt oss et løft i konsernets fremtidige innovasjonsevne gjennom å modernisere it arkitekturen og på den måten muliggjøre langt raskere anvendelse av nye teknologiske løsninger som for eksempel nye AI konsepter.

Og det er jo nettopp slik man skaper nye mulighetsrom!