Kos på jobben?

En kronikk av Rune Semundseth, Tankevekker, businessMastering.no

Vi har alle et ansvar for å utvise velvilje. Være medarbeider, ikke motarbeider. En kultur med vennlig friksjon og konstruktive tilbakemeldinger er ønskelig. Dette krever trygghet og det krever holdninger om at vi kan bidra for og med hverandre. I stedet for å si «Her er jeg helt uenig» og riste på hodet, kan vi med fordel erstatte dette med eksempelvis «I denne saken er vi tydeligvis litt uenige, så her trenger jeg at du hjelper meg med å forstå ditt perspektiv». Vi trenger hverandres velvilje og lytteevne for å kunne være gode samspillere – gode MEDarbeidere.

Det er ikke noe mål i seg selv å skape 100% trygghet i et arbeidsmiljø. Innovasjon krever at vi tåler å stå i usikkerhet, at vi bruker vår kreativitetsmuskel og at vi lytter til hverandres idéer og perspektiver. Av og til skulle vi ønske at flere rundt oss tok seg tid til å virkelig lytte oppmerksomt. Det ville redusere rommet for antakelser og misforståelser og vi ville fått til mer på mindre tid. Vi bruker ressursene mer effektivt – og det blir hyggelige å være rundt oss – når vi lytter oppmerksomt. Forutsetter vi at mennesket som sitter ved siden av oss har noe å bidra med, selv i uenigheter, vil vi lære mer og vi vil lykkes bedre med samskaping og gjennomføring av egne arbeidsoppgaver. Medarbeiderskap handler om arbeidsoppgaver, arbeidskolleger og arbeidsplassen (miljø) og alle har et ansvar for å gjøre sitt beste og være en god lagspiller.

Gode lag har gjerne fornuftige regler som skaper forutsigbarhet og trygghet ved at rammene og forventningene er både uttalt og forstått. Vi trenger en kollektiv bevissthet og gode kollektive vaner, altså en god kultur som fremmer lagspill. Det er lettest å lykkes med kulturbygging hvis alle folka er med på å lage kollektive regler (normer).

I Googles velkjente prosjekt «Project Aristotle», som pågikk i ca. 2 år, fikk vi en dypere forståelse for lyttingens verdi og effekter. 180 arbeidsgrupper/team ble analysert ut fra et bredt sett av kjennetegn og egenskaper. Effektene i de høyest presterende teamene var ikke knyttet til graden av mangfold eller sammensetning av teamene, men i hvilken grad teammedlemmene var mottakelige og lyttende til hverandre. De beste teamene hadde høy grad av psykologisk trygghet og tydelige mål, forventninger og samspillsregler. Psykologisk trygghet, rolleforståelse og tydelig struktur bidro til tilstedeværelse, sensitivitet og empati i dialogene. Taletiden var relativt likt fordelt mellom teammedlemmene, og de benyttet det som beskrives som «Ostentatious listening». Dette er en form for aktiv lytting der teammedlemmer sikrer seg felles forståelse av hverandres perspektiver, idéer, meninger og forslag.

Denne tydelige og jevnbyrdige samtaledeltakelsen bidro til at gruppemedlemmene ble mer tilbøyelige til å dele ideer og kompetanse. Oppmerksom lytting og velvillig samhandling bidro altså til samskapende og svært effektive team.

Den viktigste læringen i dette prosjektet kan knyttes til innlevelse, trygghet og lytting. Både i privatlivet og i arbeidslivet er lytting generelt en noe undervurdert og underadressert faktor. Min erfaring er at team og avdelinger som skårer høyt på både positivitet og produktivitet lykkes med følgende tre faktorer.

1) Tydelige spilleregler som inkluderer og utfordrer alle

Et konkret forslag for å skape bedre lytting i team er å lage tydelige spilleregler, bl.a. sørge for at teammedlemmer får omtrent lik taletid og at de som ikke sier så mye i møter involveres av fasilitator. De mer pratsomme kan også bidra mer ved å involvere de mindre pratsomme. Når prinsipper og verdier som likeverd/plass og respekt adresseres, opplever teammedlemmer større grad av forutsigbarhet og trygghet i samskapingen. Dette fordrer romforståelse, altså evnen til å agere ut fra møtets hensikt og hvem som er med i møtet. Å gi plass, slik at folk tar plass, og samtidig forstå gruppedynamikk.

Et annet forslag er å snakke om verdien av at alle føler seg møtt, respektert og lyttet til. Det leder oss til fokus på det som skaper psykologisk trygghet og respektfulle dialoger. Sist, men ikke minst kan hver enkelt team-medlemmer forbedre sine lytteevner ved selvobservasjon i møter med andre og dessuten be om feedback fra team-medlemmer rundt seg.

2) God tilstedeværelse: Oppmerksom lytting

Ostentatious listening uttrykk fra Google Aristotle) handler om holdning og handling ved å utøve KOS i møter og i team generelt:

– Kontaktskapende signaler, bl.a. øyekontakt og kroppsholdning som tyder på interesse

– Oppmerksom, nysgjerrig holdning og utdypende spørsmål (som en god journalist)

– Sikre felles forståelse og støtte, ved å repetere eller parafrasere det som er blitt sagt for å sikre innsikt i hverandres perspektiver og dernest bidra til enighet og viktige konklusjoner

3) Empatisk kommunikasjon: anerkjennelse og empatisk lytting

Empati og konstruktive tilbakemeldinger skaper tillit og trygghet. Dette handler om å bry seg og å glede seg med. Bidra til fellesskap ved å være konstruktiv på intensjonskanalen og ikke på feilsøkingskanalen. Mange ukeblader i Norge hadde i forrige århundre en fast spalte ved navn «Finn 5 feil». Den spalten har dessverre spredd seg litt for mye i vårt ellers vakre land.

Ved å anerkjenne gode forsøk og gode prestasjoner – og benytte bestemors lov (å ta folk på fersken i å gjøre gode ting) – vil din kollega motiveres til prøve mer. At du bryr deg ved å vise takknemlighet ved godt samspill, er en oppmerksomhet de fleste ikke er overstimulert på. Få nordmenn dør av for mye ros og anerkjennelse på jobben. Tenk selv; hvor ofte har du gått fra jobb og tenkt «Uff, i dag også, nok en gang, fikk jeg altfor mye ros og anerkjennelse.» Ikke så ofte kanskje? Klarer vi å anerkjenne de egenskaper eller styrker som individet har i seg, og som er i bruk ved gode mestringsopplevelser eller prestasjoner, vil flere gå med hevet hode og ryggen rak.

Dessuten deler vi våre råd i tide og utide. Vi trenger ikke gi råd eller løse alt for hverandre. Det viktigste er å forstå og validere hverandres ståsted og følelser, for å skape følelsen av nærhet og fellesskap. Etter validering kan vi bidra til å finne løsninger – å forløse utfordringer – i gode dialoger der VI finner løsninger og bygger gode relasjonelle bånd. La mennesket selv finne løsningen – ikke løse men forløse – og bidra til forløsning ved involvering, lytting og innlevelse i problematikk. Da finner mennesket løsninger selv – det er det beste. Følelsen av mestring og egenverd.

Hvis vi blir noe dyktigere til å se & høre, hvis vi blir noe dyktigere til å utfordre og støtte, er det flere som utvikler seg og føler seg bra. Bra nok og viktig nok. Da kan vi si at vi vokser med oppgaven og opplever mestring, mening og KOS på jobben.