For mange kan det nesten fortone seg som et mareritt å tale foran små eller store folkemengder. Er det mulig å bli komfortabel med å holde presentasjoner? 3in tok en prat med nestlederen i Kommunikasjonsforeningen, Gro Elin Hansen, som mener det er lys i tunnelen for alle.
– De fleste har lite erfaring med å holde presentasjoner. Vi er et beskjedent folkeferd og vi får lite presentasjonstrening i utdanningsløpet. For mange er bryllupsdagen den eneste gangen i livet de holder en tale!, sier Hansen.
Hansen vet hva hun snakker om. Siden 2006 har hun undervist i presentasjonsteknikk for mediestudenter ved Universitetet i Oslo. Hun jobber til daglig som leder for internkommunikasjon i Norsk Hydro, og har tidligere jobbet som informasjonssjef i Storebrand og som informasjonsrådgiver i SAS. I tillegg har hun bred internasjonal erfaring, hvorav fem år som informasjonsrådgiver for den britiske interesseorganisasjonen Chartered Institute of Public Relations i London.
Er det mulig å bli komfortabel med å snakke foran små eller store folkmengder?
– Ja, det er mulig å bli mer trygg når man snakker foran forsamlinger. Stikkordet er mengdetrening. For å bli god må man trene. Ikke vær redd når noen spør om du vil holde en presentasjon. Jeg synes flere bør gjøre Pippis slagord til sitt eget “Det har jeg aldri gjort før, så det kan jeg helt sikkert”. Hopp i det og se på det som en mulighet til å utfordre og utvikle deg selv. Da blir det litt mindre skummelt neste gang du skal i ilden, sier hun.
Team opp med en i salen
I tillegg til å øve masse, er det flere ting man kan gjøre for at rammene rundt presentasjonen skal bli gode og trygge.
– Det er lurt å fortelle deg selv at ”dette kan jeg og dette liker jeg”, å si det motsatte hjelper sjelden når man er nervøs. Det kan også være lurt å møte opp i god tid for å bli kjent med både lokalet og menneskene, sier Hansen.
Hun trekker også frem at det er viktig å sove og spise tilstrekkelig i forveien.
– Å holde en presentasjon på tom mage er ingen god ide! Husk også å puste godt underveis, med magen. Det hjelper. Ha også et vannglass lett tilgjengelig.
Hansen mener at det kan være lurt å alliere seg med noen som kan berolige og støtteunderveis.
– Team opp med en velvillig sjel i salen som kan gi deg positiv feedback i form av et hyggelig blikk eller et nikk.
– Dette er selvsagt ikke alltid mulig ved eksterne presentasjoner, men funker fint når du skal holde en presentasjon blant kolleger på jobb.
Involver publikum
Uansett hvor eller hvordan man skal holde en presentasjon kan publikum virke avskrekkende. Det er ikke til å utelukke at noen begynner å fikle med mobilen eller ipaden, hvilket kan være et stressende element.
Hansen mener det er lurt å involvere publikum og stille spørsmål knyttet til temaet man snakker om underveis. Da får du tilbakemelding om de faktisk følger med.
– Du kan for eksempel spørre: “Hvor mange har opplevd X og Y?”. Det finnes også gode avstemmingsprogrammer på nett, for eksempel Mentimeter.com, som du kan bruke for ‘live’ avstemning dersom du ønsker ekstra involvering og engasjement.
I tillegg oppfordrer kommunikasjonslederen til å variere bruken av medier. – Veksle mellom å bruke Powerpoint, som ikke bare består av lang tekst i kulepunkter, og visuelle medier som bilder og video.
Er det noe man absolutt ikke bør gjøre?
– Ikke del ut presentasjonen på forhånd. Det kan lett sløve publikum og oppmerksomheten forflyttes til smarttelefonene. Del heller ut eller send presentasjonen til deltakerne i etterkant, eller legg den på Slideshare.net.
Gro Elins 6 beste tips for å bli en bedre presentatør:
1. Sett av god tid til å øve på forhånd. Mange bruker 99,9% av forberedelsestiden på å lage en perfekt Powerpoint-presentasjon, men nedprioriterer øvelse. Det er feil bruk av tid.
2. Øv sammen med en venn, familiemedlem eller kollega – en person du stoler på og er avslappet med. Ikke vær redd for å be om deres tilbakemelding slik at du kan justere og finpusse presentasjonen din
3. Sørg for at du vet mest mulig å publikum på forhånd slik at duvet at det du snakker om er relevant for dem.
4. Sjekk det tekniske utstyret grundig – både ditt eget og det i møtelokalet. Si ifra på forhånd hva du trenger av prosjektor, nettilgang, flip-over eller liknende. Bruker du Mac: sørg for å ha med din egen overgang.
5. Vær tydelig på formålet med presentasjonen din. Dersom du er usikker, så forhør deg med møtelederen på forhånd.
6. Entusiasme smitter. Vis at du liker og kan det du snakker om, både gjennom kroppsspråk og innhold.
FOTO: Bård Gudim, Kommunikasjonsforeningen
