I jobbsammenheng møter man ofte på krevende samtaler og diskusjoner, som kan skyve deg litt ut av komfortsonen. Her presenteres noen av de vanligste feilene du bør unngå og hva du bør være bevisst på for å takle krevende situasjoner på jobb:
(Bilde: freedigitalphotos.net, by: franky242)
#1: Kamp-innstilling
Når en krevende samtale blir vanskelig, er dette ofte fordi vi har gjort en av hovedfeilene ved å innta en mental innstilling om at dette er en kamp, hvor det kun vil stå igjen en vinner og en taper. Spesielt på arbeidsplassen vil dette i realiteten kun føre til at begge partene tar seg dårlig ut, og begge vil i prinsippet tape. Altså blir det denne innstillingen som er fienden, og ikke diskusjonens andre part.
#2: Forenkling av problemet
Dersom emnet i diskusjonen var så enkelt, ville man sannsynligvis ikke hatt diskusjonen i utgangspunktet. Fordi det er krevende å takle flere problemer samtidig, prøver man ofte bevisst eller ubevisst å skyve disse problemene inn i et forenklet “über-problem” som skal være forklaringen på hvorfor ting ikke er som det bør, men sannheten er at virkeligheten sjelden er så enkel. For å unngå disse “snarveiene”, er det viktig å minne seg selv på at dersom problemet ikke var så komplisert, ville det sannsynligvis ikke vært så krevende å snakke om det.
#3: Manglende respekt
Nøkkelen til å unngå forenklinger er å respektere problemet du forsøker å finne en løsning på. For å unngå å se diskusjonen som en kamp, må man gå lengre enn dette – du må ha respekt for personen(e) du snakker med og du må respektere deg selv. Ved å være bevisst på at du skal respondere på en måte som du senere kan stå for og være stolt av, vil dette bidre til at diskusjonen ikke sklir ut, selv om motparten åpenbart har en mer fiendtlig innstilling.
#4: Utagering – eller inneslutning
Frykt, sinne, skam, forsvar – og en rekke andre ubehagelige følelser som helst ikke skulle vært der, kan ofte oppleves i krevende samtaler. Noen reagerer fort med en mer aggressiv tilnærming, mens andre er mer konfliktsky og prøver å glatte over det hele eller fleipe det bort. I slike situasjoner bør man forsøke å finne midten, og uttrykke hva du egentlig ønsker ut av dette. De ubehagelige følelsene forsvinner ikke nødvendigvis av den grunn, men med trening og bevissthet rundt dette, vil man lære å fokusere på hvor diskusjonen bør lede – til tross for disse “forstyrrelsene”.
#5: Følsomhet for “sleipe knep”
Løgn, trulser, tårer, sarkasme, roping, stillhet, mistanker, nærtakenhet.. Krevende samtaler kan ofte føre til at man blir offer for “sleipe knep”, ment for å påvirke samtalen i motpartens favør. (Selv om du forsøker å unngå innstillingen om at diskusjonen er en kamp, betyr ikke det nødvendigvis at motparten gjør det samme). Her finnes det dog en rekke mulige “motangrep”, fra passiv til mer aggressiv respons. Igjen er det mest effektivt å forsøke å finne den gyldne middelvei – konfronter den andre parten og ta tak i det som skjer i samtalen.
#6: Manglende bevissthet om sine “svake punkter”
Alle har et svakt punkt, og når noen finner vårt – indirekte, med sleivspark, eller fordi de ønsker å såre – blir det enda vanskeligere å ikke innta en mer fiendtlig kamp-innstilling. Kanskje er ditt knyttet til jobben, f.eks. at din avdeling ikke får nok respekt, eller det kan være av mer personlig karakter. Uansett, ta deg tid til å avdekke hva dine svake punkter er. Ved å være bevisst på disse og hvor du er sårbar, vil dette hjelpe deg med å beholde sinnsroen når noen prøver å pirke borti disse.
#7: Man øver
Dersom vi vet at en samtale kommer til å bli krevende, er det instinktivt å øve på hva vi vil si, men en vanskelig samtale er ikke en forestilling med skuespillere og et publikum. Når man først har begynt samtalen, kan motparten reagere og svare på ulike vis, så det å forholde seg til et “manus” vil i så fall hemme muligheten til lytte godt og å respondere etter hvordan samtalen utvikler seg. I stedet bør man forberede seg ved å stille seg selv fire spørsmål: 1. Hva er problemet? 2. Hva vil motparten si at problemet er? 3. Hva ønsker jeg å få ut av dette? 4. Hvordan ønsker jeg å jobbe sammen med motparten videre?
Man kan også be motparten om å stille seg selv de samme spørsmålene før man møtes.
#8: Man antar ting om den andre partens intensjoner
Opimister antar gjerne at alle uenigheter kun dreier seg om misforståelser mellom to parter som begge mener vel, mens pessimister gjerne føler at forskjellige meninger faktisk har bakgrunn i lumske intensjoner. I skyggen av en tøff samtale, glemmer man gjerne at man ikke har tilgang til noen andres intensjoner – kun vår egen. Det er viktig å huske at både du og motparten opplever tvetydighet, og dersom man står fast i en tanke om hva motpartens intensjoner er, kan man f.eks. si: “Jeg opplever, etter hvert som samtalen her går, at jeg ikke har en fullstendig forståelse for hvordan du ser problemet.”
Å innrømme at du ikke har alle svarene kan være kraftfullt for å få samtalen tilbake igjen.
#9: Man mister fokuset på det egentlige målet
Nøkkelen i enhver krevende samtale er å alltid ha fokus på målet. For å få til dette, er det viktig å gå inn i samtalen med en klar og realistisk formening om hva man ønsker ut av det, hvordan man ønsker å forholde seg til den andre parten fremover og man må ha gjort seg noen tanker omkring hvilke hindringer og utfordringer som kan stå i veien for å det til. (Husk at det å “vinne” ikke er et realistisk utfall, ettersom at motparten ikke ønsker å “tape”). Om du har gjort forarbeidet som er beskrevet i punkt 7, vil det være enklere å holde fokus, og det vil være mindre sannsynlig at du blir psyket ut av “sleipe knep” – eller dine egne følelser.
Kilde: Harvard Business Review – http://hbr.org/web/slideshows/difficult-conversations-nine-common-mistakes/9-slide
