Som prosjektleder for sammenslåingsprosessen av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner til nye Sandefjord og rådmann for den nye kommunen, vet Gudrun Haabeth Grindaker mye om hva som kreves for å lykkes med omstilling. Under Kommuneforlaget sitt frokostmøte delte hun sine tre viktigste råd.
(InnoMag opplyser om at Kommuneforlaget er en del av content marketing-programmet vårt INSPIRE.)
Grindaker har kunnskap og kjennskap til kommunesektoren gjennom bred og lang ledererfaring i KS, kommunesektorens organisasjon. Hun var rådmann i Halden i drøyt 2.5 år og ledet et svært omfattende endringsarbeid der. Denne uken var hun på plass hos Kommuneforlaget for å dele sine erfaringer rundt sammenslåingsprosessen hun ledet sammen med Tina Skarheim.
– Det gjelder å bruke tiden på en god måte og være knallhard på prioriteringer, sier Grindaker til InnoMag.
Alle landets kommuner ble høsten 2014 invitert til å starte prosesser for å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. I 2017 vedtok Stortinget at antall kommuner skal reduseres fra 422 kommuner til 356. Målet med reformen er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.
Først ute var det som nå heter Sandefjord kommune som var ferdig sammenslått 1. januar 2017.
I følge Grindaker er det først og fremst tre ting som er viktig å tenke på når man står overfor store endringer.
– Det er viktig å definere tydelige mål og holde seg til dem. Dette må løftes frem stadig vekk for at folk, ansatte, folkevalgte, innbyggere skal forstå sammenhengene og holde oppmerksomheten på den store endringen, på å bygge ”det nye” i den nye kommunen. Det er viktig med gode prosesser for å utmeisle det nye, den nye praksisen, den nye organisasjonen. Det som er best i dag trenger jo ikke nødvendigvis å være det beste for fremtiden.
– Videre er det viktig å tydeliggjøre roller og ansvar. Dette er en viktig forutsetning for godt samarbeid, forebygge misforståelser og konflikter i endringsprosessen. Det er også viktig å ha en bred involvering av ulike innbyggergrupper, folkevalgte, tillitsvalgte og de ansatte.
Sist, men ikke minst, peker hun på viktigheten av å bygge tillit og gode relasjoner.
– Dette gjøres gjennom åpenhet, involvering, informasjon og gode prosesser. Det finnes jo forskjellige målgrupper for sammenslåingsprosessen, så det er viktig å ha på plass en god informasjon- og kommunikasjonsstrategi som tar for seg de ulike gruppene, om det være seg ansatte, innbyggergrupper eller politikere. Informasjon skaper trygghet, spesielt i tider med mye endringer, forklarer hun.
Hun legger ikke skjul på at arbeidet med sammenslåingen var krevende. Og i hennes nye rolle som rådgiver i sammenslåingsprosesser, er arbeidsmengde og behovet for prioritering tema.
– I omstillingsprosessen er det flere som opplever å stå i doble roller og jobber og mange føler at tiden ikke strekker til. Da er det særdeles viktig med gode verktøy, som det Kommuneforlaget tilbyr, for å støtte oppunder prosessen og slippe å bruke tid man egentlig ikke har.
Kommuneforlagets digitale løsninger sørger for at kommunen er oppdatert på kompetansen, verktøyene og innholdet som trengs for å løse utfordringene kommunene står overfor. Dette gjelder alt fra standardiserte bruker- og medarbeiderundersøkelser, verktøy for avviksbehandling, kvalitetsstyring og virksomhetsstyring til elektronisk delegeringsreglement.
– Verktøy som det Kommuneforlaget tilbyr, er kjempesmart da du ikke trenger å bruke tid og ressurser på å lage de selv. Her lærer man av andre samtidig som man får verdifulle hjelpemidler til å dokumentere, systematisere og kontrollsjekke arbeidet som gjøres, avslutter hun.
Gudrun H. Grindaker vil igjen være å se på Kommuneforlagets neste frokostmøte den 12.12.18 på Kommunenes Hus. Under møtet vil hun forteller om sine erfaringer og hva som er viktig å tenke på i en endringsledelses prosess. Meld deg på gratis HER.
